Kuringersteenweg 172
3500 Hasselt

+32(0)11 42 81 34

hcmvision - making people and business grow

Privacy Policy

Deze website wordt beheerd door Hcmvision, een vennootschap naar Belgisch recht. Het hoofdkantoor van Hcmvision is gelegen te Hasselt met als ondernemingsnummer 0810.847.150.

Hcmvision is een onderneming die ernaar streeft om uw privacy zo goed als mogelijk te beschermen. Daarom worden de persoonsgegevens overeenkomstig deze Privacyverklaring verwerkt.

In deze Privacyverklaring geven we duidelijk weer hoe we omgaan met persoonlijke informatie die we vergaren. In wat volgt wordt er uitgelegd hoe we informatie vergaren, welke informatie dit inhoudt en wat we er precies mee doen.

Hcmvision gaat enerzijds te werk met kandidaten, om hun een gepaste job opportuniteit te bieden, en anderzijds met klanten, om een openstaande vacature te kunnen invullen. Aangezien de focus van het verwerken van persoonsgegevens bij kandidaten kan verschillen met die van klanten, hebben we soms een onderverdeling tussen beiden gemaakt in de Privacy Policy.

Hoe verzamelt Hcmvision informatie? - Kandidaten

Hcmvision vergaart informatie over u om u te kunnen contacteren betreffende interessante opportuniteiten op de arbeidsmarkt. Kandidaten worden gezocht via LinkedIn, StepStone of VDAB. Het aanschrijven van kandidaten via LinkedIn of andere kanalen is gerechtvaardigd, aangezien het deel uitmaakt van werving en selectie. Ook kunnen kandidaten zelf solliciteren voor een openstaande functie. Dit kan via de website, via mail of telefonisch. Een derde contactoptie is wanneer we via een externe bron in aanraking komen met een potentiële kandidaat. Dit kan bijvoorbeeld door mensen te leren kennen op de basket, op personeelsfeesten of door evenementen bij Jong Voka.

Wanneer Hcmvision een kandidaat interessant genoeg vindt en de kandidaat is geïnteresseerd in een openstaande vacature, dan is het officieel gerechtvaardigd om deze persoon in het softwareprogramma te zetten. Dit verloopt niet op een geautomatiseerde manier, er is steeds een menselijke check die alle gegevens zelf in Carerix ingeeft. Van hieruit verloopt de communicatie en het proces verder en ook vanuit dit kantorenprogramma wordt binnen de twee weken een mail uitgestuurd naar de nieuwe kandidaat of zijn/haar gegevens in de Talentpool mogen blijven staan. In deze mail zal ook de rechtstreekse link vermeld worden naar de Privacy Policy, die op onze website staat. Het proces van gegevensverwerking tot de toestemming en bijgevolg het op de hoogte brengen van de Privacy Policy, bevindt zich binnen de termijn van een maand.

Hcmvision zal de vergaarde informatie, waar u toestemming voor gegeven heeft, gebruiken om onze verplichtingen na te leven die voortvloeien uit de contracten die aangegaan zijn tussen u en ons. 

De kandidaten kunnen hun toestemming ook te allen tijde intrekken.

Hoe verzamelt Hcmvision informatie? - Klanten

Hcmvision vergaart informatie over u om verplichtingen te kunnen naleven die voortvloeien uit de contracten die aangegaan zijn tussen u en ons. Het is gebaseerd op gerechtvaardigd belang om persoonsgegevens van prospecten of klanten te hebben. Contact opnemen met (eventuele toekomstige) klanten, is namelijk onderdeel van de job.

Welke informatie verzamelt Hcmvision over u? - Kandidaten

Hcmvision verzamelt informatie over u (i) wanneer u via de website spontaan solliciteert door uw contactgegevens en eventueel uw CV door te sturen, (ii) wanneer u via de website op een vacature solliciteert door uw contactgegevens en eventueel uw CV te sturen, (iii) wanneer u via de website een vraag of opmerking wenst in te dienen via het contactformulier, (iv) wanneer u uw persoonlijke gegevens doorstuurt via e-mail en (v) wanneer u via jobsites uw contactgegevens en eventueel uw CV doorstuurt.

Alhoewel deze persoonlijke gegevens soms een lijst aan informatie bevat, wordt de informatie in onze Talentpool beperkt tot hoogstnoodzakelijke contactgegevens: uw voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum (om te weten in welke mate de kandidaat ervaring kan hebben), e-mailadres, telefoonnummer, postcode en woonplaats (zodat we gericht jobs zoeken dichtbij zijn/haar woonplaats). Indien reeds bekend is voor welke functie u op zoek bent, wordt ook deze informatie opgenomen in onze Talenpool.

Nadat je, na toestemming, bent opgenomen in de Talentpool, is er de mogelijkheid dat je door Hcmvision wordt uitgenodigd voor assessments. Dit houdt een motivatie- en persoonlijkheidstest in en eventueel een IQ-test. Ook hiervoor hebben we enkele persoonsgegevens nodig. We gebruiken hiervoor je voor- en achternaam en hebben ook je e-mailadres nodig om de assessments naar jou te kunnen sturen. Aangezien we voor deze assessments samenwerken met TalentCentral worden deze gegevens dus ook gedeeld met een andere partij. Het is ook mogelijk dat we een assessment dienen op te zetten voor een organisatie zelf, dan hebben we ook voor- en achternaam en e-mailadres nodig. Het verschil met een opdracht vanuit een organisatie is dat we hierbij de persoonsgegevens niet opnemen in ons kantorenprogramma.

Naast, al dan niet spontane, sollicitaties, zullen we ook informatie verzamelen wanneer u vrijwillig enquêtes invult over Hcmvision. Dit kunnen bijvoorbeeld klantentevredenheidsenquêtes inhouden.

Welke informatie verzamelt Hcmvision over u? - Klanten

Hcmvision vergaart de informatie die hoogstnodig is om verplichtingen te kunnen naleven die voortvloeien uit de contracten die aangegaan zijn tussen u en ons. Meer bepaald komt dit neer op contactgegevens van de firma, de noodzakelijke informatie over een bepaalde vacature en de contactgegevens van de door u doorgegeven contactpersonen.

Wat is de reden waarom Hcmvision informatie over u verzamelt? - Kandidaten

De rechtsgronden voor de verwerking van de persoonsgegevens zijn gebaseerd op basis van artikel 6.1

a)       Toestemming

b)       Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst

c)       Noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belang om te ondernemen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Wat is de reden waarom Hcmvision informatie over u verzamelt? - Klanten

Hcmvision verzamelt en verwerkt de persoonsgegevens van klanten voor klanten- en orderbeheer (o.a.
klantenadministratie, facturatie en het opvolgen van de solvabiliteit). Ook worden klantengegevens gebruikt om nieuwsbrieven te kunnen versturen.  Dit is op grond van factuurrelatie van gerechtvaardigd belang. De klant krijgt steeds de mogelijkheid zich uit te schrijven voor de nieuwsbrieven. Tot slot worden bedrijfsgegevens ook gebruikt om consultancy te doen. De offerte of factuur tussen Hcmvision en de klant duidt op samenwerking en daarom is het gebruik van bedrijfsgegevens voor consultancy gerechtvaardigd. Bij consultancy gaat Hcmvision expertise vergaren aan de klant.

Wie heeft er toegang tot uw informatie?

De informatie die u gedeeld heeft met Hcmvision, zullen voor geen enkel marketingdoeleind gebruikt worden. Bij kandidaten kan de informatie wel doorgegeven worden aan derden die voor ons optreden als klant. Dit zijn enkel en alleen bedrijven waarvoor u hebt aangegeven interesse in te hebben betreffende een openstaande vacature. Zelfs dan zijn we nog karig met de informatie die gedeeld wordt over u. Meer bepaald communiceren we enkel het hoogstnoodzakelijke zodat de klant dienst kan leveren conform het contract tussen de klant en Hcmvision betreffende de persoonlijke contactgegevens veilig te houden en dat ze allesbehalve deze informatie mogen gebruiken voor andere doeleinden dan op papier gezet. 

Overmaken aan derden

Indien dit noodzakelijk is ter verwezenlijking van de vooropgestelde doeleinden, kunnen de
persoonsgegevens van de klant worden gedeeld met enige andere partner van Hcmvision.

Hcmvision garandeert dat deze ontvangers de nodige technische en organisatorische maatregelen zullen nemen ter bescherming van de persoonsgegevens.

Bewaarperiode – Kandidaten

De persoonsgegevens verwerkt voor kandidatenbeheer zullen worden bewaard voor een termijn van 7 jaar. Wij werken namelijk met type profielen die meestal voor een periode van ongeveer 7 jaar in dezelfde branche blijven werken. Door onze ervaring kunnen we hun doorgroei goed inschatten, waardoor deze profielen voor ons interessant blijven.

Bewaarperiode – Klanten

De persoonsgegevens verwerkt voor klantenbeheer zullen worden bewaard voor een periode van 10 jaar. Deze periode is gerechtvaardigd aangezien Hcmvision bij een eventueel geschil moet kunnen terugvallen op de samenwerking die geweest is in het verleden (meer bepaald, de afgelopen 10 jaar). Wanneer een samenwerking tussen Hcmvision en de klant eerder zou stoppen, dan volstaat het de gegevens van de contactpersoon te verwijderen. Hierdoor behouden we de gegevens en de informatie van de klant en kunnen we hierop altijd terugvallen in de toekomst, indien nodig.

Recht van inzage, verbetering, wissing, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid van persoonsgegevens

Klanten en kandidaten hebben te allen tijde recht op inzage van hun persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen vragen om hun persoonsgegevens in te zien, dan is dit mogelijk bij Hcmvision. Carerix gaat een mogelijkheid voorzien om de betrokkenen te laten inloggen op Carerix, zodat ze enkel en alleen hun persoonsgegevens kunnen inkijken. In de periode dat dit nog niet op poten staat bij Carerix, maken we een eigen document en werken we met screenshots die we zo naar de betrokkene kunnen doorsturen. 

Klanten en kandidaten hebben te allen tijde recht op het (laten) verbeteren van hun persoonsgegevens indien ze onjuist of onvolledig zijn. Wanneer een betrokkene vraagt voor rectificatie, dan gaan we binnen de vier weken op deze vraag in. Meer bepaald kan een Consultant de vraag krijgen om persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of af te schermen. Het verzoek wordt doorgegeven aan de Office Assistant die het verzoek gaat uitvoeren. Wanneer het verzoek in orde is gebracht, wordt de betrokkene op de hoogte gebracht van de rectificatie.

Klanten en kandidaten hebben te allen tijde recht op het laten verwijderen van hun persoonsgegevens. Zoals eerder vermeld, kunnen ze namelijk altijd hun toestemming intrekken en hun persoonsgegevens laten verwijderen. Wanneer een persoon vraagt om geanonimiseerd te worden, dan wordt deze mail doorgestuurd naar de Office Assistant en hij/zij behandelt deze aanvraag. Meer bepaald worden de gegevens van de persoon in kwestie verwijderd in het kantorenprogramma.

Klanten en kandidaten hebben te allen tijde recht op het beperken van de verwerking van zijn persoonsgegevens. Hierbij vragen klanten of kandidaten voor een beperking van het gebruik van hun gegevens. Dit kan mogelijks gevraagd worden in een situatie waarbij de gegevens mogelijk onjuist zijn, wanneer de verwerking onrechtmatig is , wanneer de gegevens niet meer nodig is of wanneer de betrokkene bezwaar maakt. In dit geval gaat de Office Assistant de vraag van de betrokkene behandelen en uitvoeren wat er specifiek gevraagd wordt. Een voorbeeld hiervan kan zijn dat de fouten in de persoonsgegevens rechtgezet worden.

Klanten en kandidaten hebben te allen tijde recht op de overdraagbaarheid van gegevens. Het geeft een individu de mogelijkheid om zijn persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. Wanneer een betrokkene hiernaar vraagt, dan gaat de HR Consultant dit verzoek doorgeven aan de Office Assistant. Hij/zij gaat dit verzoek uitwerken en het bezorgen aan de betrokkene of het bestand doorsturen naar de nieuwe verwerkingsverantwoordelijke.

Klanten en kandidaten hebben te allen tijde recht van bezwaar betreffende hun persoonsgegevens. Hierbij kan de klant of de kandidaat elk moment bezwaar aangeven tegen de verwerking van persoonsgegeven op basis van algemeen of gerechtvaardigd belang. Dit kan telefonisch of er kan een mail gestuurd worden naar info@hcmvision.be. Er wordt dan zo snel mogelijk ingegaan op de vraag naar Hcmvision toe betreffende de verwerking van de persoonsgegevens.

Deze bovenstaande rechten gelden op basis van artikel 6.1 (f), met inbegrip van profilering op basis van die bepalingen.

Teneinde bovenvermelde rechten uit te oefenen, wordt de klant gevraagd om:

- zelf de instellingen van zijn klantenaccount aan te passen; en/of

- een e-mail te verzenden naar het volgende e-mailadres: eef@hcmvision.be

Direct marketing

De klant heeft het recht zich kosteloos te verzetten tegen elke verwerking van zijn persoonsgegevens met het oog op direct marketing.

Klacht

Klanten en kandidaten beschikken over het recht een klacht in te dienen bij Hcmvision. Deze klacht kan worden ingediend wanneer een betrokkenen het niet eens is met de afhandeling van zijn rechten of dat hij denkt dat de GDPR niet goed wordt nageleefd. Dit kan telefonisch of er kan een mail gestuurd worden naar info@hcmvision.be. Deze klacht wordt steeds binnen een termijn van 1 week behandeld door de zaakvoerster of de Office Assistant. Wanneer het een specifieke klacht is naar een HR Consultant toe, dan kan de klacht ook doorgestuurd worden naar de HR Consultant in kwestie. Tot slot is het ook mogelijk een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – contact@apd-gba.be).

Wanneer iemand een vraag heeft, maar niet betreffende consultancy of werving en selectie, dan kan er gericht contact opgenomen worden door een mail te sturen naar info@hcmvision.be. Hierbij moeten er dus geen persoonsgegevens doorgestuurd worden. Vragen betreffende consultancy of werving en selectie kunnen altijd ingestuurd worden aan de hand van het vragenformulier.

Datalek

Wanneer een datalek zich zou voordoen, dan gaan we er steeds voor zorgen dat deze impact geminimaliseerd wordt. Eerst en vooral zijn de medewerkers op de hoogte van de procedure die zal volgen bij een mogelijk datalek of het verlies van een technologisch middel. Ze brengen namelijk zo snel als mogelijk hun leidinggevende én/of het IT-comité op de hoogte. Dit akkoord hebben ze ook schriftelijk gegeven in een contract dat ze hebben ondertekend. Het is de zaakvoerder die het probleem verder gaat communiceren. De zaakvoerder geeft het onder andere aan de IT-verantwoordelijke door en communiceert het ook naar de rest van het team. Bovendien is er steeds een register van de datalekken beschikbaar waarin alle plaatsgevonden datalekken in vermeld staan.

Verdere vragen?

Voor verdere informatie, vragen of opmerkingen omtrent onze Privacy Policy of over het verwerken van uw persoonsgegevens, kunt u steeds terecht bij zaakvoerder Eef Possemiers op eef@hcmvision.be of op het adres van Hcmvision:

Hcmvision Hasselt
Kuringersteenweg 172
3500 Hasselt
011/42.81.43

 

 

Hcmvision Kortrijk
Evolis 102
8530 Harelbeke
056/96.81.34

 

 

neem contact met ons op